Business Case Projekt Baustofflogistik

Projektbeschreibung

Ein mittelständisches Transportunternehmen in der Baustofflogistik möchte manuelle Vorgänge der Auftragsabwicklung, speziell Rückmeldung der Auslieferungen/Abrechnung und Aktualisierung der Kapazitäten optimieren (bisher erst nach Rückkehr der Fahrzeuge möglich), bestehenden Kunden die Möglichkeit geben, 24/7 Online Angebote anzufragen und Transportkapazitäten zu buchen (statt telefonisch während der Geschäftszeiten), um so die hoch qualifizierten, langjährigen Mitarbeiter von Routinearbeiten zu entlasten, Überstunden zu vermeiden, die Kapazität zu erhöhen und das Betriebsklima zu verbessern.

Das Unternehmen bereitet damit den Aufbau eines weiteren Geschäftsbereiches im Bereich Anlagenbau vor, um die Schwankungen im Baugeschäft auszugleichen.

Es sollte ein Konzept erstellt werden, bei dem die geplanten Umstellungen neben dem Tagesgeschäft vorgenommen, die Mitarbeiter angemessen beteiligt und frühzeitig Pilotkunden eingebunden werden.   

Die bestehende Logistiksoftware sollte auf neue Module umgestellt (Softwarelieferant), Aufgaben auf digitale Assistenten umgestellt werden, außerdem ein Konzept für das zukünftige Online-Marketing und Bewertungsportal erstellt werden.

Business Case: Skalierung der Prozesse und Verbesserung des Kundenservice in der Baustofflogistik

Highlights:

• Umsatzsteigerung: Erhöhung des Umsatzes von 5 auf 6 Millionen Euro bei gleichbleibender Mitarbeiterzahl.
• Kostenreduktion: Einsparungen von 600.000 € jährlich durch reduzierte Bearbeitungszeit, automatisierte Prozesse und weniger Überstunden.
• Verbessertes Betriebsklima: Deutliche Reduzierung von Überstunden und verbesserte Arbeitsbedingungen für die Mitarbeiter.
• Schnellere Einarbeitung: Neue Mitarbeiter können durch vereinfachte Prozesse schneller und effizienter eingearbeitet werden.
• Flexibilität: Saisonale Schwankungen und krankheitsbedingte Ausfälle können durch den Einsatz von Aushilfsmitarbeitern und Homeoffice besser kompensiert werden.

Kosten: Gesamtinvestition von 450.000 €, die ggfls durch Fördermittel entlastet werden kann.

Projektdauer: Schrittweise Umsetzung in drei Phasen, jeweils 6 Monate, mit direkter Amortisation der Investitionen in weniger als zwei Jahren.

ROI: 75%  

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Fazit:

Das Projekt wurde in 3 Teilprojekte von jeweils 6 Monaten unterteilt, durch die schrittweise Vorgehensweise kann das Unternehmen bereits nach der ersten 6-monatigen Phase deutliche Einsparungen erzielen. Jede weitere Phase baut auf den Ergebnissen der vorherigen auf und nutzt die erzielten Einsparungen und zusätzlichen Einnahmen zur Finanzierung der nächsten Schritte.

Dieses Vorgehen ermöglicht außerdem Ruhephasen zwischen den Projektabschnitten, was die Mitarbeiter entlastet, die Technik stabilisiert und Puffer für Unvorhergesehenes innerhalb des Projektes und Veränderungender Randbedingungen schafft, das Risiko weiter reduziert. Die Verbesserung erfolgt kontinuierlich mit steigender Wertschöpfung.

Business Case?!? 

Der Business Case ist das entscheidende Dokument, das den wirtschaftlichen Nutzen der Projekts, der Investition analysiert und darstellt. Er hilft Unternehmern, fundierte Entscheidungen zu treffen, Kosten, Nutzen und Risiken abzuwägen. Klar und durchdacht bewertet der Business Case die Machbarkeit, Rentabilität und die Risiken des Vorhabens.

Sinn und Bedeutung

Der Business Case zeigt die finanziellen und strategischen Vorteile des Projektes auf. Er beantwortet Fragen: Welche Investition ist erforderlich? Welcher Ertrag ist zu erwarten? Welche Unwägbarkeiten müssen berücksichtigt werden? Damit ist er unverzichtbares Werkzeug für strategische Planung und Entscheidungsfindung.

ROI-Berechnung

Der Return on Investment (ROI) ist wesentliche Kennzahl des Business Cases. Er setzt den Gewinn der Investition in Verhältnis zu den Kosten. Ein ROI von 75% bedeutet beispielsweise, dass jeder investierte 1 Euro den Ertrag von 1,75 Euro erwirtschaftet.

Dringlichkeit und vorausschauende Planung

In schwankenden Zeiten ist es wichtiger denn je, durch gute und vorausschauende Zukunftsplanung auf der sicheren Seite zu stehen. Der sorgfältig durchdachte Business Case hilft Ihnen, fundierte Entscheidungen zu treffen, Ihre Ressourcen effizient zu nutzen und Ihr Unternehmen für kommende Herausforderungen zu wappnen. Ihr Projekt mit bestmöglicher Erkenntnis zu starten. 

Vertrauen durch Erfahrung und Sorgfalt

Unabhängig vom vermeintlichen akademischen Überbau ist ein gut durchdachter Business Case die Grundlage erfolgreicher Projekte. Aus meiner Erfahrung zeichnen sich dieseProjekte durch einen erheblichen Vorlauf an Überlegung, Entscheidung, Planung und das Einbeziehen aller Beteiligten aus. Danach erfolgt der Übergang in eine konzentrierte, zeitlich überschaubare Umsetzungsphase.

Digitalisierungsprojekte sind Chefsache

Digitalisierungsprojekte sind keineswegs nur IT-Aufgaben. Sie erfordern hinreichende Managemententscheidungen, Organisationsanpassungen und teilweise Umstrukturierungen. Fehlende Entscheidungen und Anpassungen können Projekte unnötig in Zeit und Kosten belasten.

Vermeidung von Standardlösungen ohne Vorbereitung

Tragisch verlaufen Projekte, die versuchen, Kosten durch die Einführung von Standardlösungen zu sparen, ohne das Unternehmen in seiner Organisation und seinen Prozessen vorzubereiten und an die Standardlösung anzupassen. Dabei wird nur zu oft die Kompetenz langjähriger Mitarbeiter ignoriert und die Pilotphase eingespart ...

Schlüssel zum Erfolg

Eine erfolgreiche Projektumsetzung erfordert daher eine sorgfältige Planung, die vorausschauende Einbindung aller Beteiligten und die Nutzung der wertvollen Erfahrung des gesamten Teams. Nur so können Projekte nicht nur effizient umgesetzt, sondern auch langfristig erfolgreich sein.

Vermeiden Sie die Fehler, die schon viele andere vor Ihnen gemacht haben, es gibt trotz sorgfältiger Planung in jedem Projekt genug wirklich neue 'Überraschungen'.